Das E-Mail-System besteht aus drei Hauptbestandteilen. Nur wenn alle drei Bestandteile ohne Fehler miteinander arbeiten, kann eine E-Mail ohne Komplikationen verschickt und später wieder empfangen werden. Die drei Hauptbestandteile sind:

• Mail User Agent (MUA) z.B. mutt, Thunderbird, Outlook
• Mail Transfer Agent (MTA) z.B. Postfix, Lotus Domino, Sendmail, Exchange
• Mail Delivery Agent (MDA) z.B. Dovecot, procmail, maildrop, cyrus, courier

Dabei könnte eine E-Mail Kommunikation folgendermaßen aussehen. User A schickt eine E-Mail über SMTP (Simple Mail Transfer Protokoll) an User B. Von seinem Client geht die E-Mail erst einmal zum Mail Transfer Agent, kurz MTA. Von dort geht es meist über DNS zum passenden Mail Delivery Agent, kurz MDA. Dieser Mail Delivery Agent nimmt die E-Mail an und verteilt sie auf die entsprechenden Empfängerboxen. Dort können sie von einem E-Mail Programm, dass auch Mail User Agent, kurz MUA, genannt wird, beispielsweise abgerufen werden. Lädt der MUA die E-Mail direkt herunter nutzt er meist das POP3-Protokoll.